구글폼·탈리폼 대신 사전 알림 신청부터 오픈 안내까지 연결하는 방법

사전 알림 신청자를 모은 다음에는 무엇을 해야 할까요?

사전 알림 신청자를 200명 모았다고 해볼게요.

그중 일부는 A 챌린지에, 일부는 B 챌린지에 관심이 있습니다.

모집이 시작되면 각각 기다리는 챌린지의 오픈 소식을 보내야 합니다.
이후 마감이 다가오면 이미 결제한 사람은 제외하고 다시 안내해야 하죠.

이를 위해 준비할 일은 네 가지입니다.

• 신청 직후: 신청 확인 메일 자동 발송
• 모집 시작일: 관심 프로그램별 오픈 안내 발송
• 모집 진행 중: 신청자의 고민이나 단계에 맞춰 추가 안내
• 모집 마감 전: 이미 구매한 사람을 제외하고 마감 안내

구글폼이나 탈리폼에서도 외부 자동화 도구를 연결하면 이런 작업을 할 수 있습니다.

다만 신청자 명단을 메일 도구로 옮기거나, 폼에서 받은 답변을 발송 대상 조건으로 연결하거나, 구매자 정보를 따로 확인해야 할 수 있습니다.

다큐라이즈에서는 폼에서 받은 답변을 그대로 고객 그룹 조건으로 사용하고, 상품 접근 권한이 있는 사람을 제외해 안내를 보낼 수 있습니다.

폼을 만들 때부터 누구에게 어떤 메일을 보낼지 생각해두면,
모집을 시작할 때마다 명단을 새로 정리하는 일을 줄일 수 있어요.

1단계. 오픈 안내에 활용할 질문 하나 정하기

사전 알림 폼을 만들기 전에 먼저 결정할 것이 있습니다.

모집이 시작됐을 때 누구에게 어떤 내용을 보낼 것인가?

모든 신청자에게 같은 메일을 보낼 계획이라면 이메일과 이름만 받아도 충분합니다.

하지만 여러 프로그램을 운영하거나,
신청자의 상황에 따라 다른 내용을 안내하고 싶다면 질문을 하나 추가해보세요.

여러 프로그램을 운영한다면, 관심 있는 프로그램을 물어보세요

하이아웃풋클럽은 준비 중인 챌린지 세 가지 가운데 관심 있는 프로그램을 모두 선택하도록 했습니다.

질문 아래에는 선택한 프로그램의 모집이 시작되면 가장 먼저 안내한다고 설명했어요.

이렇게 받으면 A 챌린지 모집이 시작됐을 때 A를 선택한 사람만 발송 대상으로 정할 수 있습니다.

여러 프로그램을 운영하면서 신청자 명단을 매번 다시 나누고 있었다면 활용하기 좋은 방법입니다.

같은 프로그램을 신청해도 고민이 다르다면, 현재 단계를 물어보세요

단발님은 인스타툰 챌린지 사전 알림에서 신청자가 어느 단계에 있는지 물었습니다.

선택지를 신청자가 실제로 할 법한 문장으로 작성한 점이 눈에 띕니다.

• 아직 시작하지 못했어요. 무엇을 그려야 할지 모르겠어요.
• 꾸준히 혼자 하고 있지만, 동료가 필요해요.

처음 시작하는 사람에게는 소재를 정하는 방법부터 배울 수 있다고 안내하고, 이미 작업하고 있는 사람에게는 동료와 피드백을 주고받는 경험을 소개할 수 있습니다.

같은 상품이라도 신청자의 상황에 따라 오픈 메일에서 강조할 내용이 달라질 수 있는 거예요.

신청자가 어떤 문제를 해결하고 싶은지도 물어보세요

새로운 강의를 준비하고 있다면 주관식 질문 하나도 도움이 됩니다.

데니스님은 새로운 클래스의 대기리스트에서 다음 두 가지를 물었습니다.

• 이번 기회에 어떤 문제를 해결하고 싶으신가요?
• 이번 프로그램에서 가장 기대하는 내용은 무엇인가요?

답변을 확인해보니 41명 중 15명이 매출이라는 단어를 직접 사용했어요.

데니스님은 이 답변을 참고해 상품 이름을 바꾸고, 판매 페이지에서 강조할 내용과 순서도 조정했습니다.

이후 판매가 주춤했을 때는 답변을 길게 작성한 신청자들에게 개별적으로 연락하기도 했습니다. 자세한 과정은 데니스님의 클래스 론칭 사례에서 볼 수 있습니다.

이처럼 사전 알림 신청자의 답변은 모집 안내뿐 아니라
상품과 판매 문구를 개선할 때도 활용할 수 있습니다.

처음부터 모든 질문을 넣을 필요는 없지만, 다음 모집에서 실제로 활용할 질문 하나를 선택해보세요. 질문이 많아질수록 신청하는 데 시간이 걸릴 수 있으니 필수 항목은 최소한으로 두는 것이 좋습니다.

2단계. 사전 알림 폼 만들고 프로필 링크에 연결하기

질문을 정했다면 다큐라이즈에서 신청 폼을 만들어보겠습니다.

① 신청 폼 만들기

다큐라이즈에서 [새로 만들기] → [문서]를 선택한 뒤, 화면 아래쪽의 [신청 폼 만들기]를 누르세요.

왼쪽 메뉴의 [콘텐츠] → [폼]에서도 시작할 수 있습니다.

② 질문 추가하기

기본으로 들어 있는 이메일과 이름 아래에 1단계에서 정한 질문을 추가하세요.

예를 들어 챌린지 세 개의 사전 알림을 함께 받는다면 다음과 같이 만들 수 있습니다.

• 이름
• 이메일
• 어떤 챌린지에 관심 있으신가요?
• 개인정보 수집·이용 및 필요한 동의 항목

여러 프로그램에 관심 있는 사람도 있을 수 있으니 필요한 경우 복수 선택을 허용하세요.

제출 완료 화면에는 신청이 접수됐다는 사실과 앞으로 받을 안내를 적어두면 좋습니다.

사전 알림 신청이 완료됐습니다!

선택하신 챌린지의 모집이 시작되면 이메일로 안내드릴게요.

모집 전에는 프로그램에서 다룰 내용도 순차적으로 소개해드리겠습니다.

③ 인스타그램 프로필 링크에 연결하기

폼을 만들었다면 인스타그램 프로필이나 홍보 콘텐츠에 연결하세요.

소피아님과 단발님은 다큐라이즈 프로필 링크의 첫 번째 위치에 사전 알림 폼을 두고, 모집이 끝난 뒤에도 다음 기수 신청을 받고 있습니다.

다큐라이즈에서 폼을 제출한 사람은 [고객] → [리드]에 답변과 함께 저장됩니다.

구글폼에서 명단을 내려받아 메일 도구로 옮기는 대신, 이후 발송 대상을 정할 때 이 답변을 사용할 수 있는 거예요.

3단계. 신청 확인 메일 자동으로 보내기

사전 알림을 신청한 사람에게는 신청이 잘 접수됐다는 사실을 알려주는 것이 좋습니다.

모집이 언제 시작되는지, 앞으로 어떤 안내를 받게 되는지도 함께 설명하면 좋겠죠.

이 메일을 신청할 때마다 직접 보낼 필요는 없습니다.

다큐라이즈에서 신청 확인 메일 설정하기

① [메시지] → [자동화]로 이동하세요.

② 시작 조건으로 [폼 제출]을 선택하세요.

③ 보낼 메일을 작성하고 발송 시점을 정하세요.

예를 들어 다음과 같이 설정할 수 있습니다.

신청자마다 폼을 제출한 시점을 기준으로 메일이 자동 발송됩니다.

확인 메일은 길게 작성할 필요가 없습니다.

신청 직후 발송하는 메일 예시

제목: 챌린지 사전 알림 신청이 완료됐습니다!

안녕하세요, OOO님!

챌린지 사전 알림 신청이 완료됐습니다.

이번 챌린지는 10월 말 모집을 시작할 예정이에요.

모집이 시작되면 신청하신 이메일로 안내드리겠습니다.

그전에 챌린지에서 어떤 활동을 하게 되는지도 소개해드릴게요.

신청 하루 뒤에는 프로그램에서 다룰 내용이나 이전 참가자의 경험을 소개할 수도 있습니다.

특히 판매할 상품이 이미 정해져 있다면, 신청자가 구매 전에 궁금해할 만한 질문에 답하는 메일을 준비해보세요.

예를 들어 온라인 강의라면 이런 내용을 보낼 수 있습니다.

• 어떤 사람이 수강하면 도움이 되는지
• 강의에서 무엇을 배우는지
• 어느 정도 시간을 투자해야 하는지
• 이전 수강생들은 어떤 고민으로 신청했는지

메일에 모든 내용을 담을 필요는 없습니다. 신청자가 궁금해할 내용 하나를 골라 보내도 충분합니다.

한 번 설정해두면 새로운 신청자가 들어올 때마다 직접 확인 메일을 보내지 않아도 됩니다.

자세한 설정 방법은 폼 제출 후 자동 메일 가이드에서 확인할 수 있습니다.

4단계. 신청자별로 다른 오픈 메일 보내기

이제 모집을 시작할 차례입니다.

신청 확인 메일은 폼을 제출한 시점을 기준으로 자동 발송하지만, 오픈 메일은 모집 시작일에 맞춰 발송합니다.

다큐라이즈에서는 폼에서 받은 답변을 그룹 조건으로 설정해 발송 대상을 나눌 수 있습니다.

① 폼 응답으로 발송 대상 그룹 만들기

[고객] → [그룹 · 태그]에서 [새 그룹 만들기]를 누르고, [조건을 직접 설정하기]를 선택하세요.

그룹 조건으로 [폼 응답]을 선택하고, 질문과 답변을 지정하면 됩니다.

예를 들어 하이아웃풋클럽의 사전 알림 폼에서 A 챌린지를 선택한 사람에게만 안내한다면 다음과 같이 설정할 수 있습니다.

• 질문: 어떤 챌린지에 관심 있으신가요?
• 답변: A 챌린지

실제 발송 대상에는 해당 프로그램의 신청 여부와 메시지 수신 동의 조건이 올바르게 반영됐는지도 확인하세요.

② 신청자의 상황에 따라 오픈 메일 작성하기

앞서 소개한 단발님의 인스타툰 챌린지를 예로 들어볼게요.

같은 챌린지를 기다리더라도 신청자의 현재 단계에 따라 오픈 메일의 첫 문단을 다르게 작성할 수 있습니다.

아직 인스타툰을 시작하지 못한 사람에게

제목: 인스타툰, 무엇부터 그려야 할지 고민이라면

무엇을 그려야 할지 몰라 아직 시작하지 못하셨나요?

이번 챌린지는 그릴 소재를 정하는 것부터 함께 시작합니다. 처음 인스타툰을 만드는 분들도 하나씩 따라올 수 있도록 준비했어요.

이미 혼자 꾸준히 그리는 사람에게

제목: 혼자 그리던 인스타툰, 이번에는 함께해보세요

혼자서도 꾸준히 인스타툰을 올리고 계신가요?

이번에는 같은 목표를 가진 사람들과 함께해보세요. 서로 피드백을 주고받으며 꾸준히 이어갈 수 있도록 준비했습니다.

두 메일에서 강조하는 내용은 다르지만, 일정과 가격, 신청 링크는 같아도 됩니다.

모든 신청자에게 같은 소개를 보내는 대신 신청자가 직접 알려준 고민과 관련 있는 내용부터 보여주는 것입니다.

③ 그룹별로 오픈 메일 보내기

메일을 작성했다면 [메시지] → [1회성 발송]에서 앞서 만든 그룹을 선택하세요.

그룹에 맞는 내용을 작성해 발송하면 됩니다. 사용 가능한 발송 기능과 한도는 다큐라이즈 요금제에서 확인할 수 있습니다.

처음부터 모든 신청자를 여러 그룹으로 나눌 필요는 없습니다.

프로그램이 여러 개라면 관심 프로그램별로 나누고, 같은 프로그램 안에서도 강조할 내용이 다르다면 신청자의 단계에 따라 추가로 나눠보세요.

중요한 건 질문을 많이 받는 것이 아니라 받은 답변을 실제 모집 안내에 사용하는 것입니다.

5단계. 구매한 사람을 제외하고 마감 안내 보내기

모집을 시작한 뒤에는 마감 안내를 보낼 때가 있습니다.

이때 이미 결제한 사람에게 같은 상품의 구매 안내가 반복해서 가지 않도록 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어 A 챌린지의 사전 알림 신청자 중 30명이 상품을 구매했다고 해볼게요.

마감 안내를 보낼 때는 이미 구매한 30명을 제외하고, 아직 구매하지 않은 신청자 중 발송 조건에 맞는 사람을 대상으로 정할 수 있어야 합니다.

구글폼이나 탈리폼에서 신청을 받고 외부 결제 서비스에서 상품을 판매했다면 구매자 명단을 따로 대조하거나 두 서비스를 연결해야 할 수 있습니다.

다큐라이즈에서는 폼과 상품 판매를 함께 관리할 수 있습니다.

구매자 제외 조건 설정하기

[고객] → [그룹 · 태그]에서 새로운 그룹을 만들고, 4단계에서 정한 프로그램 신청 여부와 메시지 수신 동의 조건을 유지하세요.

그다음 [뺄 사람 정하기]에서 [상품 접근 권한]을 선택하고 이번에 판매하는 상품을 지정합니다.

예를 들어 다음과 같이 설정할 수 있어요.

이렇게 만든 그룹을 마감 안내의 발송 대상으로 선택하면 됩니다.

단, 상품 접근 권한을 무료로 제공한 경우나 외부 결제자가 있다면 실제 구매 여부와 차이가 있을 수 있으므로 발송 전에 확인하세요.

신청과 결제를 모두 다큐라이즈에서 관리하고 있다면, 누가 사전 알림을 신청했고 누가 상품 접근 권한을 가지고 있는지도 같은 고객 정보에서 확인할 수 있습니다.

구글폼·탈리폼·다큐라이즈, 무엇이 다를까요?

구글폼과 탈리폼은 사전 알림 신청자를 모으는 데 사용할 수 있는 도구입니다.

구글폼에서는 응답 사본을 보낼 수 있습니다. 탈리폼의 응답자 확인 이메일과 응답 내용에 따른 이메일 설정은 Pro 기능입니다.

폼을 제출한 뒤 보내는 확인 메일과, 모집 시작일에 신청자들을 모아 보내는 오픈 메일은 구분해야 합니다.

다만 신청 이후 별도의 메일 마케팅과 상품 판매까지 운영하려면 사용하는 서비스에 따라 추가 설정이나 연동이 필요할 수 있어요.

다큐라이즈는 폼과 고객 정보, 메시지 발송, 상품 판매를 한곳에서 관리할 수 있다는 차이가 있습니다.

새로운 강의나 챌린지를 열 때마다 신청자 명단을 옮기고, 발송 대상을 나누고, 구매 여부를 확인하는 일을 반복하고 있다면 다큐라이즈를 활용해보세요.

사전 알림 신청부터 오픈 메일, 구매자 제외까지 같은 고객 정보를 활용해 관리할 수 있습니다.

다음 모집부터 신청자 관리에 드는 일을 줄여보세요

다음 강의나 챌린지를 준비하고 있다면 사전 알림 폼부터 만들어보세요.

처음부터 복잡한 자동화를 설정할 필요는 없습니다.

1. 다음 모집에 사용할 사전 알림 폼을 만드세요.

이메일과 이름을 받고, 필요하다면 관심 프로그램이나 현재 단계를 묻는 질문 하나를 추가하세요.

2. 신청 확인 메일 한 통을 자동으로 보내보세요.

폼을 제출한 사람에게 신청 완료 안내가 자동으로 발송되도록 설정합니다.

3. 모집 시작일에 사용할 발송 대상 그룹을 준비하세요.

신청자가 선택한 프로그램이나 현재 단계에 따라 그룹을 만들어두면 오픈 안내에 활용할 수 있습니다.

모집을 시작한 뒤에는 구매자를 제외한 마감 안내도 준비할 수 있어요.

사전 알림을 받고 나서 명단을 옮기고, 메일을 보내고, 결제 여부를 다시 확인하고 있었다면 이번에는 이 과정을 다큐라이즈에서 함께 관리해보세요.

다음 모집에 사용할 사전 알림 폼을 만들고, 신청 확인 메일 한 통부터 자동화해보세요.

다큐라이즈에서 사전 알림 폼 만들기